Event är ett system för att sälja platser eller biljetter till ett event. Du kan själv skapa och hantera dina event när du är inloggad på ditt konto i Northmill HUB. Varje nytt event som du skapar kommer att existera på domänen morefloevent.com.

Du hanterar dina event helt och hållet från Northmill HUB. Därinne får du en tydlig sammanställning över alla som köpt biljetter så att du enkelt kan ”riva” deras biljetter vid tillfället.

Event är en tilläggstjänst som administreras via Northmill HUB.

I samband med att du tecknad dig för tjänsten Event har vi aktiverat nya inställningsmöjligheter för hantering av event inne på ditt konto. Om du inte har tillgång till Northmill HUB sedan tidigare ska du ha fått inloggningsuppgifter skickade till dig via mail.

Du kan logga in genom att gå till apps.moreflo.com och logga in med dina uppgifter.

Innan du kan börja sälja dina biljetter eller platser behöver du först skapa ett event och tillfällen som dina kunder ska kunna boka in sig på. I den här användarmanualen beskriver vi steg för steg hur du går tillväga för att skapa ett nytt event, lägger till artiklar för dina biljetter samt hur du hanterar sålda biljetter i Northmill HUB.

Innan du skapar ett nytt event behöver du gå igenom och göra grundinställningar för hur dina event ska presenteras. Det handlar t.ex. om att ställa in din adress så att den kommer med på biljetten som skickas ut till kunden.

Du kan redigera detta genom att gå in i Northmill HUB - Inställningar - Event uppe

Generella inställningar

Under fliken Generella anger du först adressuppgifter och kontaktuppgifter i fälten intill rubrikerna Företagsuppgifter adress och Företagsuppgifter kontakt. Dessa uppgifter kommer sedan att visas på biljetten och på kvittot som skickas till kunden vid ett köp.

I fältet Max tid i sekunder för att genomföra en bokning kan du ange antal sekunder som kunden ska ha på sig att genomföra sitt biljettköp. Det innebär att när kunden väl har lagt till sina biljetter och går vidare för att betala så är biljetterna reserverade under denna tid. Om kunden inte genomför köpet inom den här tiden så kommer hen att bli av med de valda biljetterna och måste då gå igenom bokningsflödet på nytt.

I fälten intill rubriken Benämning event och biljett kan du själv bestämma vilka benämningar i singular och plural som ska användas för den typ av event du arrangerar. Benämning för event i singular skulle t.ex. kunna vara ”Konsert”, ”Kurs” eller ”Provning”. Benämning för biljett i singular skulle t.ex. kunna vara ”Biljett” eller ”Plats”. På detta vis kommer orden att anpassas på själva eventsidan för att passa just ditt arrangemang.

Längst ner i de generella inställningarna finns en kryssruta med texten Event aktivt. Denna måste vara aktiverad för att dina eventsidor ska vara synliga för dina kunder.
När du är färdig med dina ändringar klickar du på den gröna knappen med texten Spara längst ner på sidan för att verkställa dina ändringar.

Utseende

Under fliken Eventbokning kan du göra inställningar för utseende och textinnehåll på själva eventsidan.

I fälten intill rubriken Färger kan du ställa in vilka färger som ska användas för de olika komponenterna på eventsidan. Länk och accent-färg är den primära färgen som används på länkar och på andra ställen där det används en färg för att markera lite extra. Knappfärg är bakgrundsfärgen som används för knappar och Textfärg på knapp är själva textfärgen i knapparna. På detta vis kan du relativt enkelt styra så att färgerna på eventsidan passar ihop med dina företagsfärger.

I fältet Text på om-sidan kan du skriva en text som summerar din verksamhet så att dina kunder kan läsa mer om dig som arrangör. Kunderna kommer kunna läsa texten genom att klicka på länken Om oss uppe i sidhuvudet på eventsidan.

I fältet Köpvillkor kan du skriva en text som beskriver vilka villkor som gäller för kunder som köper en biljett på din eventsida. Kunderna kommer kunna läsa texten genom att klicka på länken Köpvillkor uppe i sidhuvudet på eventsidan.

I fältet Avbokningsvillkor kan du skriva en text som beskriver vilka avbokningsvillkor som gäller för kunder som har köpt en biljett av dig. Kunderna kommer kunna läsa texten genom att klicka på länken Avbokningsvillkor uppe i sidhuvudet på eventsidan.
När du är färdig med dina ändringar klickar du på den gröna knappen med texten

Spara längst ner på sidan för att verkställa dina ändringar.

Innan du börjar sätta upp ditt event behöver du först skapa de olika biljettyperna som artiklar och sätta priser på dem. Du lägger sedan till dessa som biljettyper på eventet när du skapar det.

Beroende på hur ditt event är utformat kan du välja att sälja en eller flera olika typer av biljetter till samma event. Du kanske t.ex. vill erbjuda olika priser för barn, vuxna och pensionärer. Du behöver då skapa tre olika biljettartiklar där du anger olika priser för respektive artikel. Om du bara vill sälja en typ av biljett skapar du helt enkelt bara en artikel.

Så skapar du en biljettartikel

För att skapa en ny biljettartikel i Northmill HUB går du in på Artiklar och sedan Artikelregister. Därefter klickar du på den blå knappen med texten Skapa och sedan

Skapa artikel i listan som dyker upp.

Fyll först i information i fälten Artikelnummer och Artikelnamn/kvittotext. Det sistnämnda kommer att visas när kunden väljer en biljettyp på bokningssidan. Om detta är en biljett för barn skulle du t.ex. kunna skriva ”Barn” i detta fält.

Välj därefter alternativet Biljett i fältet Artikeltyp. Du kommer märka att samtidigt som du väljer Biljett så göms de flesta av fälten i redigeringsläget eftersom de inte är nödvändiga just för biljetter. Ange sedan rätt konteringskod i fältet Konteringskod och sätt ett pris för biljetten i fältet Försäljningspris inkl. moms.

Under rubriken Detaljerade inställningar finns också inställningar för Visningsordning och Färg för snabbknapp. Här kan du ställa in hur biljettartikeln visas i kassan, men de är inte nödvändiga. Däremot behöver du se till att alternativet Är aktiv är aktiverat. Annars kommer inte artikeln kunna användas.

När du är färdig med din biljettartikel klickar du på den gröna knappen med texten Spara för att spara artikeln.

Nu har det blivit dags att skapa ett event. En sak som är viktigt att känna till innan du sätter igång är skillnaden på event och tillfällen. Ett event är själva huvudbeskrivningen av evenemanget medan ett tillfälle är ett specifikt datum som kunderna kan köpa biljetter till. Ett event kan på så vis innehålla flera tillfällen om det arrangeras vid olika datum.

Ett exempel på ett event skulle kunna vara en matlagningskurs. Ett företag som tillhandahåller den här typen av kurser vill förmodligen erbjuda flera olika datum som kunderna kan boka in sig på. I detta fall är alltså matlagningskursen själva eventet samtidigt som den innehåller flera tillfällen för olika kursdatum.

Så skapar du ett nytt event

För att skapa ett nytt event i Northmill HUB klickar du på Events uppe i menyn. Om du i ett tidigare skede ändrade i fältet Benämning event i plural under de generella inställningarna så kommer det inte att stå Events utan din egen benämning uppe i menyn.

Du kommer nu till en sida där alla befintliga event listas. Om du inte har skapat något event sedan tidigare så kommer sidan vara helt tom. Du kan klicka på ett befintligt event för att redigera det. För att skapa ett nytt event klickar du på den blå knappen med texten Skapa.

När du skapar ett nytt event får du först ange ett namn på eventet i fältet Namn. Detta kommer sedan att visas som titel på själva eventsidan. När du angett ett Namn och klickar på knappen Skapa dyker det upp fler fält på sidan.

Till vänster i vyn under rubriken Grundinställningar ser du dels fältet Namn som du angav i föregående steg. Under detta finns fältet Sökväg som bestämmer vilket namn eventsidan ska ha i URL:en till bokningssidan. Som standard används en webbsäker version av eventets namn men du kan ändra detta till något eget om du vill. Till höger om Sökväg ser du eventets URL under rubriken Url till bokningssida. Du kan kopiera URL:en genom att klicka på den blå knappen med kopiera-ikonen. Du måste först klicka på den gröna knappen med texten Spara längst ner för att uppdatera URL:en med rätt sökväg.

I fältet Max antal bokningar per order kan du ange en gräns för hur många biljetter en kund ska kunna köpa vid ett och samma tillfälle. I fältet Information kan du skriva en text som du vill ska följa med på biljetten som skickas i PDF-format till kunden efter genomfört biljettköp.

Med checkboxen Aktivt kan du styra om eventsidan ska vara aktiv eller.

Med checkboxen Adress som eventinställningar kan du styra vilken adress som gäller för eventet. När denna är aktiverad så används samma adress som du tidigare angav under fliken Generella under Inställningar för event. Om du kryssar ur Adress som eventinställningar så dyker det istället upp nya fält nedanför där du har möjlighet att ställa in en specifik adress för just det här eventet.

Till höger i vyn finns ett block med rubriken Generella platskategorier. Här kan du om du vill skapa olika platskategorier som sedan används för alla nya tillfällen som du lägger till i eventet. En platskategori är ett visst antal tillgängliga biljetter av en viss sort. Du kanske t.ex. har en teater och vill sälja ett visst antal biljetter för främre parkett, medan du har ett annat antal biljetter tillgängliga för platser längre bak i salongen. I detta fall kan du skapa två olika platskategorier där du anger olika antal tillgängliga platser för respektive kategori. Om du inte har olika typer av platser utan endast en och samma för alla så behöver du bara skapa en platskategori.

De platskategorier som du skapar här kommer som sagt att gälla för alla nya tillfällen du skapar under evenemanget. Men om du har olika platskategorier för varje tillfälle kan du också sätta upp dem specifikt för varje tillfälle senare.

För att lägga till en ny platskategori klickar du på den blå knappen med texten Skapa ny. Det dyker nu upp ett nytt formulär i en popup ovanpå sidan. I fältet Namn kan du skriva ett namn på själva platskategorin. I fallet med teatern som vi beskrev ovan skulle namnet kunna vara ”Främre parkett”.

I fältet Antal platser anger du hur många tillgängliga biljetter det ska finnas för den specifika platskategorin. I fältet Visningsordning kan du styra i vilken ordning den aktuella platskategorin ska visas i förhållande till andra platskategorier. Ett lågt värde gör att platskategorin listas före en platskategori med ett högt värde. Checkboxen med texten Aktivt styr om den aktuella platskategorin ska vara aktiv eller inte.

I fältet Kategoriartiklar kan du nu lägga till de biljettartiklar som du vill att kunden ska kunna välja på vid bokning. Detta är alltså de artiklar vi skapade tidigare. För att lägga till en ny artikel börjar du skiva in namn eller artikelnummer för artikeln i fältet. Du kommer då att få förslag på artiklar att lägga till. När du klickar på ett av förslagen kommer den artikeln att läggas till nedanför fältet. Du kan enkelt ta bort en artikel genom att klicka på den röda knappen med ett kryss i.

Klicka sedan på den gröna knappen med texten Spara för att spara din platskategori.

Texter och bilder för eventsidan

Under fliken Kund frontend kan du lägga till texter och bilder att visa på eventsidan.

I fältet Kortare beskrivning kan du lägga till en kort text som visas när kunden klickat på ett tillfälle på eventsidan. Den här texten ska helst inte vara för lång utan en kort summering om av evenemanget.

I fältet Text på första sidan kan du skriva den fullständiga beskrivningen av eventet. Denna text kommer att visas under de valbara tillfällena på eventsidan.

Under Bilder på kundbokningssidan kan du lägga till en eller flera bilder att visa på eventsidan. Bilderna kommer att läggas till som bakgrundsbilder i toppen av sidan. Om du lägger till fler än en bild här så kommer bilderna att växla i form av ett bildspel.

Text i e-postbekräftelse

Under fliken Bekräftelse e-post finner du inställningar för e-postmeddelandet som kunden får vid köp av biljetter. E-postmeddelandet kommer att innehålla ett kvitto i PDF-format samt en PDF för varje biljett som köpts.

I fältet Mail till kund vid bokning har du också möjlighet att lägga till en text som skickas med i e-postmeddelandet. Det kan t.ex. vara information som är bra för kunden att tänka på inför eventet.

När du skapat ett event kan du sedan lägga till tillfällen av eventet. Ett tillfälle är som vi nämnt tidigare ett datum som dina kunder kan boka in sig på. Du kan sätta upp flera tillfällen för olika datum om du vill.

För att skapa ett nytt tillfälle i Northmill HUB klickar du på Events uppe i menyn. Om du i ett tidigare skede ändrade i fältet Benämning event i plural under de generella inställningarna så kommer det inte att stå Events utan din egen benämning uppe i menyn. Klicka sedan på eventet som du precis har skapat. Klicka sedan på fliken Tillfällen längst till höger i undermenyn.

Du kommer nu till en sida där alla befintliga tillfällen listas. Om du har tillfällen skapade sedan tidigare så kommer du här kunna se hur många biljetter som sålts till det aktuella tillfället. Om du inte har skapat något tillfälle tidigare så kommer sidan vara helt tom. För att skapa ett nytt tillfälle klickar du på den blå knappen med texten Skapa nytt.

Detaljer för tillfället

Det dyker nu upp ett formulär till vänster på sidan. Här ska du nu ange information för tillfället. I fältet Namn skriver du vad du vill kalla själva tillfället. Kanske är olika tillfällen inriktade på olika saker. Då kan du döpa tillfällena till olika saker när du skapar dem.

I fältet Information kan du skriva en text som du vill ska följa med på biljetten som skickas i PDF-format till kunden efter genomfört biljettköp. Som du kanske kommer ihåg fanns detta fält även med när du skapade eventet. Om du inte skriver någon text i fältet Information på ett tillfälle så kommer texten från eventet att användas istället. På så vis har du möjlighet att använda en och samma text för alla tillfällen men också styra den specifikt per tillfälle om det skulle vara nödvändigt.

Under rubriken Har starttid och stopptid kan du styra om du vill att tillfället ska ha ett specifikt start- och slutdatum eller ej. Om du väljer Nej i detta fält så kommer fälten Startdatum, Starttid, Slutdatum och Sluttid nedanför att döljas. Det kommer inte heller att visas några datum för tillfället på eventsidan.
Under rubriken Är digitalt kan du styra om tillfället är ett digitalt tillfälle eller ej. Om du aktiverar detta alternativ så kommer det stå “Online” istället för en ort under rubriken “Plats” på eventsidan.

I fälten Startdatum och Starttid anger du vilket datum och vilken tid tillfället startar och i Slutdatum och Sluttid när det slutar.

I fälten Säljstart startdatum och Säljstart starttid anger du datum och tidpunkt för när dina biljetter ska finnas tillgängliga för försäljning. Om du här anger ett datum som är längre fram i tiden så kommer tillfället fortfarande att synas på eventsidan men det kommer inte vara möjligt att köpa biljetter förrän den angiva tidpunkten infaller.

I fälten Säljstopp datum och Säljstopp tid anger du datum och tidpunkt för när biljettförsäljningen ska avslutas. Detta kan vara bra om du t.ex. arrangerar en kurs och vill ha god tid på dig att sammanställa deltagarlistan innan kurstillfälle

I fältet Insläpp från tid kan du om du vill ange ett klockslag för när dörrarna till eventet öppnas. Detta kommer då att skrivas ut på biljetten som skickas till kunden. Om Insläpp från tid inte är aktuellt i ditt fall kan du lämna det tomt.

När kryssrutan Adress som eventinställningar är aktiverad kommer samma adress som används för eventet också att användas för tillfället. Om du t.ex. arrangerar tillfällen på olika platser kan du bocka ur den här kryssrutan. Då kommer det dyka upp ett nytt formulär där du får ange nya adress- och kontaktuppgifter som sedan blir specifika för just det här tillfället.

Längst ner till vänster finns precis som på eventet en kryssruta med texten Aktivt. Om du bockar ur den här kryssrutan så kommer tillfället inte längre att visas ute på eventsidan.

När du är färdig med inställningarna klickar du på den gröna knappen med texten Spara för att spara inställningarna. När du tryckt på Spara kommer du sett att det även dyker upp inställningar för Platskategorier till höger i vyn.

Platskategorier

När du tidigare skapade ditt event så förklarade vi hur du kan sätta upp olika platskategorier för att tillhandahålla olika antal platser inom olika kategorier. När du har ställt in Platskategorier för ett event kommer samma kategorier automatiskt att gälla för alla tillfällen som skapas i eventet.

Men du kan överstyra eventets platskategorier om du vill och istället skapa specifika kategorier som endast gäller för ett tillfälle. Detta gör du i så fall under rubriken Platskategorier till höger när du redigerar ett tillfälle. Det funkar precis på samma sätt som vi beskriver i kapitlet Flo Event - Skapa ett event .

Alla bokningar som görs på ett tillfälle samlas i Northmill HUB under fliken Biljetter som du ser när du redigerar ett tillfälle. Om du i ett tidigare skede ändrade i fältet Benämning biljett i plural under de generella inställningarna så kommer det inte att stå Biljetter utan din egen benämning på fliken.

I den här vyn ser du en översikt över alla bokningar som gjorts på ett tillfälle. Notera ett en bokning är samma som ett köp och kan innehålla köp av flera biljetter. Du kan se antalet biljetter för en bokning i kolumnen Antal. På raden för bokningen ser du också namn och kontaktuppgifter för kunden m.m.

Om du klickar på raden för bokningen så öppnas en popup med all information kring bokningen. Du har här möjlighet att göra ändringar kring bokningen om du vill. I fälten Kundens namn, Kundens mobil och Kundens e-post kan du redigera kundens kontaktuppgifter om du vill. Om du klickar på den blå knappen med texten Skicka igen så kommer det att skickas ett nytt mail till kunden som innehåller kvitto, biljetter samt de uppdaterade kontaktuppgifterna.

Under fälten med kontaktuppgifterna listas de olika typerna av biljetter som kunden har köpt. Varje rad är en biljettkategori och under raden till höger ser du varje biljett markerad med en blå ram. Du kan klicka på biljetten för att ladda ner den i PDF-format. Till höger om biljetten finns en grön knapp med en check-ikon i. När du klickar på den gröna knappen så blir biljetten förbrukad. Det är alltså där du ska klicka när dina kunder kommer och visar upp sin biljett vid insläppet. När en biljett är förbrukad markeras den med en grön ram.

Längst ner under raderna med biljetter finns ett fält med rubriken Notering. Om kunden har angett någon speciell kommentar vid sin bokning så kommer den att synas i det här fältet.

Om du gjort ändringar i en bokning kan du nu spara dessa genom att klicka på den gröna knappen med texten Spara.

Om du vill makulera en bokning helt kan du klicka på den röda knappen med texten Makulera. Detta innebär att alla biljetter som köpts vid bokningen också makuleras.

Skanna biljetter med mobiltelefonen

Att klicka upp bokningen enligt beskrivningen ovan sedan och klicka på varje biljett för att förbruka den är en lösning för att ”riva” biljetter. Men om du vill kan du också skanna kundens utskrivna biljett med en mobiltelefon för att förbruka den.

För att göra detta behöver du först logga in i HUB med din mobiltelefon. Gå sedan till vyn där du ser alla sålda biljetter. Uppe till höger i vyn finns en blå knapp texten Scanner. När du klickar på denna så kommer du till en ny vy där webbläsaren begär åtkomst till mobiltelefonens kamera. Du behöver godkänna detta för att kunna använda kameran.

Du kan nu använda mobiltelefonens kamera för att läsa av QR-koden på dina kunders biljetter. För att läsa av en QR-kod håller du upp kameran mot koden. När koden lästs av dyker kundens uppgifter upp på skärmen samtidigt som statusen OK visas tydligt i grönt.

Om biljetten redan är förbrukad när den skannas kommer det istället att stå FEL Biljetten redan FÖRBRUKAD med röd text. På detta vis kan du ta emot dina kunder vid entrén och använda dig av mobiltelefonen för att ”riva” en biljett.

All försäljning som görs på din eventsida samlas i bokföringsunderlaget i Northmill HUB under Inställningar - Bokföringsunderlag.

För att dina försäljningar ska bokföras på rätt sätt behöver du först ställa in bokföringskonton för moms och för de olika betalsätten som används på din eventsida. Detta fungerar på samma sätt för alla våra onlinelösningar.

Här kan du läsa om hur du ställer in moms- och intäktskonton(LÄNK)