För att skapa artiklar gör du det via Northmill HUB som du kommer åt med en vanlig webbläsare. Det gör att du enkelt kan skapa din artiklar vid din vanliga dator och sedan synka dem till din kassadator.
Kort om artikelnummer
Artikelnumren i Northmill Win är inte skiftlägeskänsliga. Det betyder att stora och små bokstäver hanteras lika - artikel ABC123 blir samma som abc123.
Inledande nollor räknas, så artikelnummer 1, 01 och 001 blir tre olika artiklar.
Artiklarna sorteras i sifferordning som standard och kan ändras till bokstavsordning, vilket innebär att artikel 2 kommer efter artiklar som börjar på 1, oavsett längd. Artikel 20 kommer därför efter artikel 150.
Tänk på att eventuella externa system, så som webbshop, affärssystem etc kan ha egna regler för artikelnumren. Ha detta i åtanke när du skapar artiklar och undvik så långt det är möjligt nummer som kan tolkas olika.
Gör såhär:
1. Logga in på Northmill HUB
2. Välj menyn Artiklar - Artikelregister
3. Tryck på Skapa och välj Skapa artikel
4. Fyll i informationen om artikeln. Fält under Basinställningar måste fyllas i. Tryck på frågetecknet för att få en utförligare beskrivning av varje fält.
5. Tryck på Skapa direkt
Med hjälp av en Excelfil kan du importera och uppdatera flera av dina artiklar på en gång. Instruktioner samt exempelfil finner du i HUB under Artiklar - Inleverans/Skapa och därefter genom att trycka på frågetecknet.
Krav på Excelfilen:
- Filen måste vara av Excel .xslx format.
- Arbetsboken måste vara första arbetsboken.
- Rad 1 beskriver kolumnerna.
- Börjar kolumn 1 (i rad 2 och framåt) med tecknet '#' hoppas raden över.
- För godkända kolumner, se hjälpen i Backoffice.
Du kan ladda ned en exempelfil här. En komplett förteckning och förklaring för fälten finner du under Frågetecknet i HUB.
När din fil är redo går du till Backoffice, Artiklar - Inleverans/Skapa och trycker på knappen Excel import.
Exportera artiklar
1. Logga in på HUB
2. Gå till Artiklar - Artikelregister
3. Tryck på Åtgärder
4. Välj den lista du vill exportera
Du kan filtrera genom att klicka på Filtrera i högra hörnet för att få upp sorteringsalternativ till din lista, exempelvis "Visa endast lagervaror".
Grupper kan även kallas kategorier och används för att dela in produkter i grupper så att du kan få bättre struktur och statistik. Grupper ligger även till grund för strukturen på snabbknapparna så när du skapar en grupp skapas även en snabbknapp och en panel med samma namn.
Exempel på artikelgrupper kan vara Mat, Dryck, Kläder, etc. Artikelgrupperna kan bygga i en trädstruktur (där de ovanliggande nivåerna kallas för föräldrar) så att gruppen Mat innehåller kategorierna "Varm mat" och "Kall mat".
Skapa en grupp såhär:
1. Logga in på Northmill HUB
2. Gå till Artiklar - Grupper
3. Tryck på Skapa ny
4. Ange uppgifter om artikeln. Du finner en beskrivning av de olika fälten genom att trycka på frågetecknet uppe till höger.
Ändra en grupp
Ändringar på gruppen slår igenom för samtliga artiklar i gruppen, men inte till undergrupper.
Vid ändring av konteringskoden på gruppen ändras konteringskoden för alla artiklar i gruppen som har den tidigare koden, men inte för de artiklar där du valt en annan kod än gruppens förvalda.
För en befintlig grupp som tidigare inte haft någon konteringskod satt kommer därmed inte konteringskoden att ändras på artiklarna.
Ta bort
Om en grupp tas bort kan man välja att flytta en artiklarna i gruppen till en annan grupp. Om man väljer att flytta artiklarna till annan grupp så sätts även den nya gruppens konteringskod på dessa artiklar.
Om du vill se, ändra eller inaktivera dina artiklar finner du ditt artikelregister i Northmill HUB, under menyn Artikel - Artikelregister.
Tryck på en artikel för att visa detaljerade uppgifter, och därefter på Editera för att ändra. Där finner du även säljhistorik för den aktuella artikeln.
Längst ned på skärmen ser du antal produkter, samt lagervärde. Du har även möjlighet att exportera dina produkter genom knappen Artikelinfo, exportera Lagerlista till Excel, eller skriva ut artikelregistret på en skrivare.
Observera att skillnaden mellan Artikelinfo och Lagerlista är att Lagerlista innehåller värden i kolumnen Antal.
Du kan inte radera en skapad artikel, endast inaktivera den
Ett artikelset är en typ av artikel som består av två eller flera artiklar som tillsammans har ett givet pris. Det kan t.ex. vara en lunchmeny som består av artikeln Lunch och artikeln Kaffe och kallas ibland för samlingsartiklar.
Ett artikelset har inget eget lagersaldo.
Gör såhär för att skapa ett artikelset:
1. Logga in på Northmill HUB
2. Välj Artiklar - Artikelregister
3. Tryck på Skapa och välj Skapa artikelset
4. Fyll i uppgifterna om artikelsetet
5. Lägg till artiklar genom att söka upp de artiklar som skall ingå och trycka på Välj.
6. Priset på artikelsetet blir samma som summan av artiklarna. För att justera det sammanlagda priset måste du ändra pris på respektive artikel.
Ett artikelset hanteras som en artikel i kassan, och försäljningen rapporteras på dagsavslut som en såld artikel. Däremot rapporteras mot Northmill HUB varje del i artikelsetet separat med sitt satta pris. Detta ger större spårbarhet i både lager och täckningsbidrag.
Inställningar för eventuell bong-utskrift görs i iOS-kassa, alla andra inställningar för artikelset kan bara redigeras i Northmill HUB.
Ett artikelset som innehåller inaktiverade artiklar kan inte användas.
Observera att artikelset i dagsläget inte kan synkas till webshop. Läs mer under respektive webbshop.
Produktmodeller är ett komplement till artikelgrupper för att gruppera produkter av samma modell. Det enklaste exemplet är om man säljer jeans och skapar en produktmodell för varje jeansmodell.
Till varje produktmodell kopplar man sedan artiklar som man kan ge attribut i form av storlek och färg. När man sedan söker i Artikelregistret efter produktmodellen kan man enkelt se vilka storlekar som finns.
Produktmodeller kan även liknas vid en variantartikel, dvs det är det som samlar ihop de olika artiklarna under.
Skapa en produktmodell såhär
1. Logga in på Northmill HUB
2. Gå till Artiklar - Produktmodeller
3. Fyll i namn, beskrivning och ett referensnummer. Vill du att systemet skall generera ett ledigt nummer trycker du på Generera.
4. Tryck på Lägg till
5. Du kan nu lägga till artiklar i gruppen via Artikelregistret
Försäljningsstatistik
Produktmodeller kan användas för att få fram försäljningsstatistik för respektive produktmodell.
1. Gå till Artiklar - Produktmodeller
2. Leta upp produktmodellen i listan och klicka på ikonen med ett dollartecken, "$"
3. Du får nu fram en försäljningsrapport där du själv kan justera datum och andra variabler.
Tillgängliga alternativ
Genom att kombinera Produktmodeller med Artikelattribut får du möjlighet att ta fram statistik och se på försäljning och lager av artiklar för en viss produkt som säljs i varianter. Det kan t.ex. vara en kund som vill veta vilka storlekar du har av en speciell produkt.
Du kan då ta fram en lista över alla tillgängliga artiklar inom en produktmodell genom att gå till Artiklar - Artikelregister och välja Fält att söka i: Produktmodell samt skriva produktmodellen i rutan.
Marginalvinstvara är försäljning av en begagnad vara. Moms beräknas på mellanskillnaden mellan försäljningspriset och inköpspriset. Instruktionen förutsätter att du anger inköpspris på varje vara. I dagsläget är det endast Northmill HUB som har stöd för detta.
För att jobba med marginalvinstvaror måste konteringen anges korrekt. Kontrollera med den som sköter bokföringen vilka koder som ska användas och gör sedan inställningar enligt instruktionen nedan. Nedanstående konteringskoder är förslag baserade på svensk baskontoplan, men det är alltid ditt ansvar att se till att du har rätt koder.
Moms vinstmarginalvaror: 2616
Moms marginalvinst: 25
Försäljning av marginalvinstvara: 3220
Inköp av marginalvinstvara: 4220
Inställningar för kontering av marginalvinstvaror
1. Öppna kassan och gå till Admin - Inställningar - Betalmedel och kontoplan och därefter knappen Kontoplan. Kontrollera att Moms Marginalvinst är rätt (vanligtvis 25 %) och att kontot för momsen är det rätta. Kontrollera också att försäljningskontona för Försäljning och Inköp av marginalvinstvara är korrekt angivna.
2. Logga in i Northmill HUB och gå till Inställningar - Konteringskoder.
3. Klicka på knappen Skapa ny.
4. Ange ett Namn på konteringskoden, tex Marginalvinst 25 % moms.
5. Fyll i fältet Beskrivning. Det kan vara samma text som namnet.
6. Välj Moms 25 %
7. Fyll i kontokod för försäljning av marginalvinstvara (se punkt 1).
8. Bocka i Förvald för artikeltyp marginalvinstvara och tryck sedan på Skapa.
Skapa artiklar för marginalvinstvaror
Artiklarna kan antingen ha fast pris med känt inköpspris och försäljningspris, eller öppet pris där man anger inköpspris och försäljningspris vid försäljningstillfället. Man behöver i så fall på något sätt hålla reda på varornas inköpspris så att det kan anges korrekt vid försäljningen.
Artikel med känt inköpspris och försäljningspris:
- Artikeltyp Marginalvinstvara
- Konteringskod Koden för marginalvinst 25 % moms
- Ange Pris inklusive moms
- Ange Inköpspris. Inköpspris är viktigt. Momsen kommer att räknas på skillnaden mellan inköp och utpris inklusive moms
Öppen artikel, där inköpspris och försäljningspris anges när varan säljs:
- Artikeltyp Marginalvinstvara
- Konteringskod Koden för marginalvinst 25 % moms
- Sätt Pris inklusive moms till 0
- Markera Öppen artikel och avmarkera Ackumulativ artikel
Moms specificeras enligt lag inte på kvitto för Marginalvinstvaror, för att en levererande kund som är näringsidkare inte ska kunna lyfta momsen.
Kommissionsförsäljning är vidareförsäljning av en begagnad vara åt någon annan där företaget tar provision på försäljningen. Momsen beräknas på kommissionsdelen, dvs din provision. I dagsläget är det endast Northmill Flo Windows som har stöd för detta.
För att jobba med kommissionsförsäljning måste konteringen anges korrekt. Kontrollera med den som sköter bokföringen vilka koder som ska användas och gör sedan inställningar enligt instruktionen nedan. Nedanstående konteringskoder är förslag baserade på svensk baskontoplan, men det är alltid ditt ansvar att se till att du har rätt koder.
Moms vinstmarginalvaror: 2616
Moms marginalvinst: 25
Försäljning av marginalvinstvara: 3220
Inköp av marginalvinstvara: 4220
Inställningar för kontering av kommissionsförsäljning
1. Öppna kassan och gå till Admin - Inställningar - Betalmedel och kontoplan och därefter knappen Kontoplan. Kontrollera att Moms marginalvinst är rätt (vanligtvis 25%) och att kontot för momsen är det rätta. Kontrollera också att försäljningskontona för Försäljning och Inköp av marginalvinstvara är korrekt angivna.
2. Logga in i Northmill HUB och gå till Inställningar - Konteringskoder.
3. Klicka på knappen Skapa ny.
4. Ange ett Namn på konteringskoden, tex Kommission 25 % moms.
5. Fyll i fältet Beskrivning. Det kan vara samma text som namnet.
6. Välj Moms 25 %
7. Fyll i kontokod för försäljning av marginalvinstvara (se punkt 1).
8. Bocka i Förvald för artikeltyp kommissionsförsäljningsvara och tryck sedan på Skapa.
Skapa artiklar för kommissionsförsäljning
För att kassan ska kunna hålla reda på hur mycket pengar varje säljare ska ha behöver du ha egna artiklar för varje säljare. Om du har fasta priser på artiklarna så att varje säljare har flera artiklar kan du också ange en Grupp per säljare för att kunna få det summerat i försäljningsrapporten.
Artikel med känt försäljningspris:
- Artikeltyp Kommissionsförsäljningsvara
- Konteringskod Koden för kommission/marginalvinst 25% moms
- Ange Pris inklusive moms
- Ange Kommissionsvärde, dvs din provision i %. Momsen kommer att räknas ut på kommissionsvärdet av priset inklusive moms
Öppen artikel, där inköpspris och försäljningspris anges när varan säljs:
- Artikeltyp Kommissionsförsäljningsvara
- Konteringskod Koden för kommission/marginalvinst 25% moms
- Sätt Pris inklusive moms till 0
- Ange Kommissionsvärde, dvs din provision i %. Momsen kommer att räknas ut på kommissionsvärdet av priset inklusive moms
- Markera Öppen artikel och avmarkera Ackumulativ artikel
Moms specificeras enligt lag inte på kvitto för varor med vinstmarginalbeskattning, för att en levererande kund som är näringsidkare inte ska kunna lyfta momsen.
Du kan använda streckkoder med din Northmill Win. Du lägger till streckkoden på artikeln och kan sedan scanna streckkoden i kassan för att lägga till artikeln på kvittot.
Du kan även söka efter en artikel med hjälp av streckkoden i Northmill HUB.
Gå till Artiklar - Artikelregister, och ändra Fält att söka i till Streckkod.
Via kassan:
1. Gå till Admin - Artiklar
2. Markera aktuell artikel
3. Tryck på knappen Redigera i nedre högra hörnet
4. Skriv eller scanna streckkoden till fältet Streckkod
5. Tryck på Spara
Via Northmill HUB:
1. Logga in på Northmill HUB
2. Gå till Artiklar - Artikelregister
3. Markera aktuell artikel
4. Tryck på pen-ikonen längst ute till höger för att redigera
5. Skriv eller scanna streckkoden till fältet Streckkod. Du kan också trycka på kugghjulen för att generera en egen streckkod som senare kan skrivas ut som etikett.
6. Tryck på Spara
Om du vill ha med en artikels serienummer på kvittot kan du göra på två sätt.
Vid unika artiklar kan serienumret anges direkt i artikeln. Detta bygger på att det endast finns en av den artikeln.
För att istället ange serienummer vid varje försäljning slår du på "Fråga efter serienummer" på artikeln. Du kommer då att få en fråga efter serienummer när artikeln säljs.
Detta serienummer skrivs ut på kvitto och fakturaunderlag, och kommer även att skickas till Northmill HUB.
Artikeln får INTE vara ackumulativ, om kunden köper flera likadana ska ju varje vara få serienumret på kvittot.