Process för hantering av intressekonflikter

1. Identifiering av omständigheter – Identifiering av potentiella nya intressekonflikter eller omprövning av tidigare identifierade intressekonflikter sker vid ny information eller händelser från externa källor (t.ex. extern revisor eller Finansinspektionen) eller interna källor (t.ex. anställda eller finansiella rapporter). Detta gäller även förändringar i verksamheten eller strukturen inom den konsoliderade situation som Northmill tillhör.

 

2. Rapportering av identifierade omständigheter – Identifierade omständigheter (intressekonflikter) rapporteras till verkställande direktören (VD).

 

3. Registrering och bedömning – VD ansvarar för att registrera inkommande rapporterade omständigheter i en logg över intressekonflikter. Vidare ska VD bedöma om den rapporterade omständigheten utgör en potentiell eller faktisk intressekonflikt och hur denna ska hanteras, vid behov i samråd med Compliancefunktionen. Bedömningen av hanteringen dokumenteras.

4. Dokumentation och årlig granskning – Alla identifierade potentiella intressekonflikter dokumenteras och granskas minst årligen. Granskningen ska ta hänsyn till de inkommande intressekonflikter som dokumenteras av VD i loggen över intressekonflikter. VD utser en ansvarig chef för att säkerställa att varje identifierad intressekonflikt hanteras på ett lämpligt sätt. Compliancefunktionen ansvarar för att övervaka identifierade intressekonflikter och för regelbunden rapportering till styrelsen.